Gremiensitzungen in Zeiten von Corona

Der Dialog geht virtuell weiter

In unseren Projekten begleiten wir zahlreiche Gremiensitzungen oder Arbeitsgruppentreffen. Wir konzipieren den Ablauf, bereiten die Treffen vor und unterstützen unsere Kund:innen bei der Umsetzung. Unsere etablierten Routinen für analoge und digitale Gremiensitzungen entwickeln wir dabei kontinuierlich weiter. Die aktuelle Situation rund um die Corona Pandemie fordert einmal mehr den Ausbau unserer bestehenden digitalen Formate.

Die Herausforderungen des digitalen Raums

Ein starkes und positives Mindset der Moderation kann viel bewegen: Das haben gerade die Erfahrungen unserer letzten virtuellen Gremiensitzungen gezeigt. Denn im Vergleich zu anderen Events sind Abläufe von Gremiensitzungen eher starr, eine angenehme Atmosphäre und ein engagierter Austausch entstehen nicht von allein. Bauen Sie deshalb insbesondere in digitalen Gremiensitzungen möglichst viel Vertrauen und eine ungezwungene Atmosphäre unter den Teilnehmenden auf.

Dafür empfehlen wir mindestens zu Beginn der Sitzung die Videofunktion zu nutzen. Der Blick „hinter die Kulissen“ der einzelnen Teilnehmenden ermöglicht einen lockeren Einstieg. Für die anschließenden Präsentationen der einzelnen Tagesordnungspunkte kann in den Audio-Modus gewechselt werden. Diese Arbeitsphasen verlangen sowohl von den Teilnehmenden als auch von der Moderation viel Konzentration. Wir empfehlen deshalb nach jedem Präsentationsblock einen Interaktionspunkt für die Teilnehmenden einzubauen. Das fördert nicht nur den Austausch untereinander, sondern wirkt als Energizer für alle Teilnehmenden.

Ihre nächste Gremiensitzung findet ebenfalls online statt? Unsere Tipps helfen Ihnen in der Vorbereitung:

Acht Tipps für digitale Gremiensitzungen

Für die Konzeption

• Preparation is key – bei jedem Online-Format! Seien Sie inhaltlich vorbereitet und halten Sie klar strukturierte, Arbeits- und Entscheidungsvorlagen bereit. Testen Sie die Gremiensitzung vorab unter Realbedingungen mit Ihrem Projektteam sowie beteiligten Referent:innen. Spielen Sie jede Interaktion mindestens einmal durch – Improvisation durch Blickkontakt oder Körpersprache ist online nicht möglich.
• Erholung ist die Würze der Arbeit: Veranstaltungen im virtuellen Raum erfordern fordern mehr Konzentration von ihren Teilnehmenden. Gerade bei eng getakteten Gremiensitzungen, in denen Entscheidungen getroffen werden sollen, ist eine gleichbleibend hohe Konzentration ein zentraler Erfolgsfaktor. Planen Sie darum Verschnaufpausen ein.

Für die Moderation

• Sorgen Sie für klare Gesprächsregeln: Sie stehen als Moderation vor der Herausforderung, dass mehrere Teilnehmende auf einmal sprechen? Die bisherigen Sitzungen Ihres Gremiums sind eher für „heiße“ und engagierte Debatten bekannt? Dann sind klare Verhaltensregeln im virtuellen Raum besonders wichtig. Denn nur so lässt sich eine effiziente und für alle Teilnehmenden befriedigende Diskussion führen. Möglicherweise existiert bereits eine Netiquette für Ihre Offline-Formate. Übertragen Sie diese in den virtuellen Raum und ergänzen Sie zum Beispiel um die Bitte, alle Mikrofone stumm zu schalten, solange kein Wortbeitrag gegeben wird.
• Gremiensitzungen meist vertraulich und intern: Unbekannte Telefonnummern können das etablierte Vertrauen zerstören. Lassen Sie sich deshalb von telefonisch eingewählten Personen den Namen durchgeben und gehen Sie die Liste der teilnehmenden Institutionen durch. So wissen alle Anwesenden, wer mitdiskutiert.
• Der Versand des Ablaufs im Vorfeld einer virtuellen Gremiensitzung reicht nicht mehr aus: Deshalb kommunizieren Sie auch während der Durchführung möglichst viel. Erläutern Sie immer wieder, an welcher Stelle im Ablauf Sie gerade gemeinsam stehen und was als nächstes mit welchem Ziel besprochen werden soll. Fordern Sie dabei auch aktives Feedback der Teilnehmenden ein – so können Sie sicher sein, dass alle folgen und mitreden können. Überlegen Sie sich hierzu im Vorfeld an welchen Stellen dieser regelmäßige, gemeinsame Blick auf die Agenda sinnvoll ist. So fühlen sich die Teilnehmenden gut mitgenommen und die Aufmerksamkeit ist am Ende der Sitzung noch genauso groß wie zu Beginn.
• Ein Plan B und Flexibilität sind das A und O. Bewahren Sie immer ein positives und flexibles Mindset. Ein Referent ist trotz problemloser Tests nicht zu hören? Eine Teilnehmerin kann nicht auf die gemeinsame digitale Pinnwand zugreifen? Ziehen Sie den nächsten Tagesordnungspunkt vor. Stellen Sie sicher, dass die Pinnwandeinträge auf anderem Weg ihr Ziel erreichen. Kurz gesagt: lösen Sie auftretende Probleme im Hintergrund und lassen Sie sich dadurch nicht verunsichern. Eine Person für den technischen Support ist in solchen Situationen übrigens Gold wert.

Für den technischen Support

• Probieren geht über Studieren: Planen Sie ein bis zwei Tage vor Veranstaltungssitzung einen Testlauf ein und spielen Sie die Sitzung einmal gemeinsam mit Ihren Projektpartner:innen oder Kund:innen durch. Laden Sie zudem die Teilnehmenden ein, sich bereits 15 bis 30 Minuten vor Sitzungsbeginn einzuwählen. In dieser Zeit können Sie Hinweise zu Beteiligungsmöglichkeiten, zur Netiquette und zu Lösungen für technische Probleme erläutern. Und auch für entspanntes „Plaudern“ ist Zeit.
• Interaktion ermöglichen und für Rückfragen zur Verfügung stehen: Mindestens ab einer Teilnehmerzahl von 30 Personen empfehlen wir: Benennen Sie eine zuständige Person im Projektteam, die sich um technische Fragen kümmert – etwa über die Chatfunktion oder per E-Mail oder Telefon.

Wir haben Ihr Interesse geweckt?

Das war nur die Spitze des Eisbergs – wir freuen uns, mit Ihnen tiefer in die virtuelle Welt einzusteigen! Dabei denken wir die Grundregeln des professionellen Dialoghandwerks immer mit. Denn in virtuellen Räumen gelten die Regeln guter und ergebnisorientierter Kommunikation umso mehr! Egal ob Gremiensitzung, Stakeholder-Meeting, Dialogveranstaltung oder mehrtägige Konferenz: Wir organisieren Ihr digitales Event von A bis Z.

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei Ihrer digitalen Sitzung!