Ist die Zukunft unserer Veranstaltungen hybrid?

Eine Kamera, die zwei Menschen filmt.
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Wir wollen Menschen beteiligen. Sei es bei Infrastrukturvorhaben, beim Ausbau der Windenergie oder bei digitalen Transformationsprozessen. Und sei es in Form von Planungswerkstätten, Bürgerkonferenzen, Infomärkten oder Fokusgruppen. Um die Interaktion zwischen den Teilnehmenden und der Moderation oder den Referent:innen und Expert:innen zu fördern, setzen wir schon lange auf digitale Elemente. Doch trotzdem lag unser Fokus gerade bei konfliktären Projekten auf Präsenzveranstaltungen, da verschiedenste Stimmungen vor Ort einfacher spürbar sind. Die Corona-Pandemie hat noch einmal mehr zu einem Boom von Online-Veranstaltungen und digitalen Elementen beigetragen. Klar ist: Online-Formate in Beteiligungsprozessen sind gekommen, um zu bleiben. Doch wie können wir den Kontakt und den Austausch vor Ort, als Kern unserer Beteiligungsformate, ermöglichen? Unsere Antwort: Wir vereinen das Beste aus Online- und Vor-Ort-Veranstaltungen mit hybriden Formaten.

Was ist eine hybride Veranstaltung?

Bei einer hybriden Veranstaltung vermischen sich Vor-Ort-mit Online-Veranstaltungen. Mit der Unterstützung professioneller Technik-Dienstleister entstehen hybride Formate, die das Beste aus online- und vor-Ort miteinander vereinen. So diskutieren vor Ort Expert:innen mit Moderator:innen und vor allem mit lokal ansässigen Teilnehmenden. Zur gleichen Zeit beteiligen sich Interessierte mit einer weiteren Anreise oder anderweitigen Einschränkungen im Chat des Live-Streams.  Die Veranstaltung gleicht damit einer Eventbühne. Interaktive Tools spielen dabei eine wichtige Rolle: Durch den Einsatz digitaler Tools können sich Teilnehmende vielfältig und demokratisch an der Veranstaltung beteiligen. Auch „stille“ Teilnehmende bringen ihre Meinungen ein, indem sie beispielsweise über Umfragen am Geschehen teilnehmen. Gleichzeitig machen durch interaktive Tools gestützte Gamification-Elemente oder Umfragen eine Veranstaltung abwechslungsreich. Ganz nebenbei: Auch bei reinen Vor-Ort-Veranstaltungen sind das von uns gerne genutzte Tools. Denn so bleiben alle Teilnehmenden am Ball. In einem regionalen Beteiligungsforum haben wir genau diese Elemente miteinander vereint. Auf Wunsch der Mitglieder des Forums konnte ein Teil der Teilnehmenden vor Ort unter Einhaltung der Hygienemaßnahmen und der Rest online teilnehmen.

Die Vorteile einer hybriden Veranstaltung

  • Höhere Reichweite der Veranstaltung: Anders als bei einer reinen Vor-Ort-Veranstaltung können die Inhalte von einer viel größeren Menschenmenge abgerufen werden. Bei einer Aufzeichnung der Veranstaltung funktioniert das sogar über den Veranstaltungszeitpunkt hinaus. So können Interessierte die Veranstaltung auch noch im Nachhinein verfolgen.
  • Mehr Planungssicherheit der Veranstaltung: Mit einem hybriden Konzept ersparen Sie sich die Sorge, dass eine Veranstaltung in letzter Sekunde aufgrund neuer Verordnungen abgesagt werden muss. Sie haben dadurch ein hohes Maß an Flexibilität. Denn dank des Online-Parts können im Zweifelsfall alle Teilnehmenden digital teilnehmen – ohne großen Mehraufwand.
  • Einfache Dokumentation der Veranstaltung:  Digitale Tools erfassen Veranstaltungen und deren Aufzeichnungen. Die gemeinsam erarbeiteten Inhalte werden unkompliziert von den digitalen Tools festgehalten.
  • Mehr Flexibilität für Teilnehmende: Mit weniger Aufwand können sich Interessierte flexibel von zu Hause oder unterwegs beteiligen. Dadurch sparen sich die online zugeschalteten Teilnehmenden Zeit und Kosten für etwaige Anreisen.
  • Niedriges Infektionsrisiko:Ein kleiner Teilnehmendenkreis trifft sich unter Einhaltung der geltenden Hygienevorschriften vor Ort. So bleibt das Infektionsrisiko gering.
  • Menschlicher Kontakt und Austausch vor Ort: Bürger:innen können in gemäßigter Form wieder in den direkten Austausch mit Expert:innen, Planer:innen, Gleichgesinnten und Betroffenen treten.
  • Ein Schritt in Richtung CO2-Neutralität: Weniger An- und Abreisen der Veranstaltungsteilnehmenden führen ganz ohne Mehraufwand zu einer geringeren CO2-Bilanz. Für ifok ein Gewinn im Rahmen der eigenen Nachhaltigkeitsstrategie.

Gemeinsam und parallel: Der Ablauf einer hybriden Veranstaltung

Wichtig zu beachten bei einer hybriden Veranstaltung: Auch wenn die Teilnehmenden an ein und derselben Veranstaltung teilnehmen, gibt es Elemente, die sich je nach einer Teilnahme vor Ort oder im virtuellen Raum unterscheiden. Der Anteil der gemeinsam erlebten Elemente – wie beispielsweise die Begrüßung oder Keynotes und Podiumsdiskussionen – sollten zwar hoch sein, aber bei einer Gruppenarbeit beispielsweise ist es geeigneter, die Kleingruppen jeweils vor Ort und online parallel durchzuführen, anstatt auch hier online und vor Ort zu mischen. So lässt sich die Arbeit in den Kleingruppen wesentlich effizienter gestalten.

Eine Übersicht der gemeinsam erlebten Elemente

Unser Fazit: Die Mischung macht’s

Der aktuelle Lockdown lässt zwar momentan keine hybride Veranstaltung zu, dennoch lautet unsere Prognose: Auch über die Pandemie hinaus werden hybride Veranstaltungen nicht mehr wegzudenken sein. Die Flexibilität, die Planungssicherheit und die bessere CO2-Bilanz sind wertvolle Aspekte für die Zukunft. Damit treffen wir den Puls der Zeit.  Dennoch gilt: Vor-Ort-Veranstaltungen sind nicht Schnee von gestern und entschieden wird je nach Einzelfall, Thema und Zielgruppe. Wir freuen uns darauf, maßgeschneiderte Lösungen für Sie und mit Ihnen gemeinsam zu entwickeln – egal ob Expertendialoge, Bürgerbeteiligungsformate oder Gremiensitzungen.  

Geschrieben von Eva Wollmann und Anika Schader

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Profil Dr. Sarah Bastgen

Dr. Sarah Bastgen

Senior Consultant | Konzeption und Umsetzung von Dialogveranstaltungen

Telefon+49 6251 8263-175
E-Mailsarah.bastgen@ifok.de
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