Digitalisierung in der Verwaltung

Modellprojekt MWIDE.digital 2022

Neuland für die gesamte Landesregierung betreten und die Digitalisierung der NRW-Verwaltung vorantreiben – dafür trat das Wirtschaftsministerium in Düsseldorf 2019 mit einem Modellprojekt an.  

Wir begleiten die Veränderung im MWIDE 

Im Zentrum des Modellprojekts MWIDE.digital 2022 des nordrhein-westfälischen Ministerium für Wirtschaft, Innovation, Digitalisierung und Energie (MWIDE) standen neben der Einführung von neuen technischen Aspekten der Digitalisierung vor allem die Auswirkungen der digitalen Transformation auf Zusammenarbeit, Kommunikation und Führung.  

Auch die Arbeit in einer auf begrenzte Zeit errichteten Programmeinheit, die speziell für das Modellprojekt gegründet wurde, sowie neu geschaffene Rollen und Funktionen waren für die Beschäftigten des Ministeriums neu. Durch den hierarchischen Aufbau des Ministeriums waren sie bisher vor allem mit der Zusammenarbeit in der Linienorganisation vertraut.

ifok hat die Mitarbeitenden des Programm- und Projektmanagements des Ministeriums darin begleitet, die mit der Digitalisierung einhergehenden Veränderungen aktiv anzugehen, sie umfassend und zielgruppengerecht im Haus zu kommunizieren und ihre Kolleg:innen dabei persönlich mitzunehmen.  

Veränderungen wollen kommuniziert werden 

Viele verschiedene Ideen für die verständliche Kommunikation der Veränderungen an die Mitarbeiter:innen kamen zum Einsatz. Angefangen beispielsweise mit Postkarten und Plakaten, die Schritt für Schritt in die digitale Welt führten. Im späteren Verlaufe des Projektes konnten Mitarbeitende neue technische Lösungen, wie beispielsweise die Videotelefonie, in einem Show-Room selbst ausprobieren. Und nach und nach konnten sich die Projektmitarbeitenden in der Belegschaft als Ansprechpersonen für die mit der Digitalisierung einhergehenden Veränderungen etablieren: echte Personen, die für Rückfragen und persönliche Gespräche zur Verfügung stehen. So blieb der Prozess nicht anonym und abstrakt. Besonders wertvoll für diese Integration waren umfassende Informationen auf der Intranetseite sowie eine Info-Roadshow durchs Haus.  

Veränderungen brauchen Beteiligung 

Veränderungen unterliegen Entwicklungsschleifen. Ein wesentlicher Erfolgsfaktor war es, regelmäßig das Feedback der Beschäftigten einzuholen, ihnen Rück-Kanäle für die Kommunikation zu eröffnen sowie ihnen über Schulungsangebote hinaus Raum für Gespräche und Reflexion anzubieten. Diese und weitere wirkungsvolle Maßnahmen führten zu Verständnis, Motivation und Akzeptanz. 

Veränderungen wollen begleitet werden

Eine gut besuchte, von ifok gemeinsam mit der Hausspitze partizipativ gestaltete Zukunftskonferenz zahlte auf Kommunikation und Beteiligung ein und war ein wichtiger Meilenstein. Denn die Veranstaltung zeigte den Beschäftigten: unsere Führung meint es ernst und steht hinter den Veränderungen. 

Die Begleitung des E-Government Beirats im Sinne eines sogenannten Sounding-Boards als Feedback- und Ideengeber für die verschiedenen Projekte, die Fortbildung der Führungskräfte und das Einsetzen von Change Agents waren weitere Themen, denen sich das Ministerium stellte.