Veranstaltungen erfolgreich online umsetzen

Der Alltag steht Kopf. Versammlungen sind nur noch eingeschränkt möglich. Deshalb gleich Veranstaltungen absagen? Nein! Verlegen Sie Ihr Event einfach in den digitalen Raum! Damit es auch wirklich einfach wird: Wir unterstützen Sie mit dem passenden Veranstaltungskonzept inklusive Methoden und Formate, mit der richtigen Technik und unserer bewährten Moderation. Entscheidend ist: Der virtuelle Dialograum ist kein Ort, an dem plötzlich komplett andere Regeln gelten und die digitalen Tools den produktiven Austausch ganz von alleine richten. Im Gegenteil: Ein erfolgreicher online-Dialogprozess nutzt Methoden und Kompetenzen aus offline-Prozessen und ergänzt diese gekonnt mit neuen Erfolgsfaktoren, die für den virtuellen Raum erfolgskritisch sind. Beispiel gefällig?

Trotz Corona: Wir veranstalten Konferenz mit 180 Personen – auch von heute auf morgen

Über Monate hinweg hatten wir eine Veranstaltung im Digitalisierungs-Projekt „GAIA-X“ des Wirtschaftsministeriums vorbereitet: eine ausgefeilte Konzeption erstellt, Formate geplant, Methoden ausgewählt und knapp 200 Teilnehmende aus sieben unterschiedlichen Nationen rekrutiert. Die Bestuhlung und die Helfer:innen für die Garderobe standen bereit – kurz: Wir waren ready to go. Doch dann kam alles anders: Das hochansteckende Coronavirus hatte Deutschland erreicht – viele Unternehmen sprachen Reisebeschränkungen für ihre Mitarbeiter:innen aus. Ein Moment des Schocks: Sollten wir darauf pokern, dass die Veranstaltung doch noch wie geplant stattfinden kann? Oder lieber das Event absagen und somit die monatelange Arbeit auf Eis legen? Für uns kamen beide Varianten nicht in Frage! Vielmehr lag die Lösung bei diesem digitalen Projekt direkt auf der Hand: Wir nutzen die Chance und gießen die Veranstaltung in ein virtuelles Konzept. In nur fünf Tagen waren wir ein zweites mal ready to go.

Konferenz wird Webinar

Am 06. März trafen sich 180 Teilnehmende im digitalen Raum. In drei Stunden Webinar schafften wir Platz für intensiven Austausch und erzielten gemeinsame Ergebnisse. Wie? Auf der Bühne, also im sichtbaren und hörbaren Bereich des Webinars, referierten Speaker von unterschiedlichen Standorten. Eine Chatfunktion erlaubte allen Teilnehmenden Fragen und Anregungen einzubringen. Diese Wortmeldungen konnten wir via Direktmessage oder auf der Bühne im Gespräch beantworten. Die Teilnehmenden kamen außerdem anhand von integrierten Umfragen zu Wort und es entstanden aussagefähige Stimmungsbilder. Sowohl der Auftraggeber als auch die Teilnehmenden waren sehr zufrieden – mit dem Verlauf und mit den Ergebnissen der virtuellen Veranstaltung.

Onlineevents: beinah unbegrenzte Möglichkeiten

Alles eine Frage der Konzeption: Denn egal ob Workshop, Großveranstaltung oder Gremiensitzung: Wir finden auch im digitalen Raum das passende Format. Und der Dialog? Der bleibt nicht auf der Strecke! Denn auch in virtuellen Veranstaltungen kann das Publikum intensiv und zielorientiert eingebunden werden. Dafür empfehlen wir neben unseren erfahrenden Moderator:innen auch Technik- und Chatmanager:innen im Team zu benennen. Sie sorgen während der Veranstaltung für einen geregelten Ablauf, geben der Veranstaltung Struktur und stellen sicher, dass alle Teilnehmenden zu Wort kommen. Für noch mehr Austausch können die Teilnehmer:innen sogar in Kleingruppen zusammenarbeiten. Ja, das geht auch virtuell!

Unsere Tipps für Ihr digitales Event

• Machen Sie eine Generalprobe: Ein kurzer Vorab-Test des Online-Formats mit den „Bühnen-Akteur:innen“ gibt Ihnen Sicherheit für Ihre Veranstaltung. Technische Ausstattung sowie mögliche Probleme können Sie vorher klären, statt sich bei der eigentlichen Veranstaltung damit aufzuhalten.
• Zeit der kurzen Worte: Zwischen 60 und 90 Minuten Input bzw. Diskussion am Stück sind optimal für ein digitales Event. Planen Sie nach dieser Zeit etwa 15 bis 30 Minuten Pause ein.
• Interaktionen ermöglichen: Geben Sie Ihren Teilnehmenden die Möglichkeit sich einzubringen – ob über einen Chat, einen „Frage-Antwort-Part“ oder eine Umfrage.
• Abwechslung ist das A und O: Halten Sie die Teilnehmenden bei Laune und geben Sie das Wort zwischendrin ab. Unterschiedliche Redner:innen erhöhen die Aufmerksamkeitsspanne.
• Orientieren Sie sich am persönlichen Gespräch: Stellen Sie sich vor, wie viel Input Sie einer Person geben würden, die Ihnen gegenüber sitzt – mehr sollte es auch bei einem Online-Format nicht sein.
• Vorstellungsrunde neu gedacht: Fragen Sie die Teilnehmenden auf der Bühne vorab nach einem kurzen Vorstellungstext samt Foto. Vor der Veranstaltung an alle versendet, spart dies Zeit und hat trotzdem den gewünschten Effekt.
• Greifen Sie auf Tools zurück: Praktische Visualisierungs-Tools helfen bei virtueller Interaktion. Probieren Sie es aus!
• Seien sie neugierig: Egal für welches Meeting-Tool Sie sich entscheiden: Seien Sie neugierig und klicken Sie sich vor der Umsetzung der Veranstaltung durch alle verfügbaren Funktionen. So lernen Sie die Oberfläche kennen und sind für die Veranstaltung einsatzbereit.

Sie brauchen Unterstützung?

ifok bringt gerne auch Ihre Veranstaltungen in die virtuelle Welt. Dabei vergessen wir aber nicht die Grundregeln des professionellen Dialoghandwerks. Denn in virtuellen Räumen gelten die Regeln guter und ergebnisorientierter Kommunikation umso schärfer! Egal ob Stakeholder-Meeting, Dialogveranstaltung oder mehrtägige Konferenz: Wir organisieren Ihr digitales Event von A bis Z. Wir wählen das passende Tool für Ihre Anforderungen, bereiten die Veranstaltung vor, informieren die Teilnehmenden über alle Hardware-Voraussetzungen und meistern technische Hürden. Vor allem aber denken wir Ihre Veranstaltung neu und lassen Austausch, Dialog und Vernetzung auch digital nicht zu kurz kommen. Denn nicht jedes analoge Event lässt sich 1 zu 1 digital umsetzen. So individuell wie Ihre Veranstaltung gestalten wir deshalb auch unsere Beratung. Wir finden das richtige Format und setzen es für Sie um – mit Kreativität und Erfahrung

In den kommenden Wochen werden wir in unserem News-Bereich weitere gelungene Beispiele teilen. Schauen Sie immer mal wieder vorbei und lassen Sie sich inspirieren. Sie haben Fragen? Melden Sie sich gerne unter info@ifok.de!

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg auf Ihrer digitalen Reise!